À la Communauté de Communes de Maremne Adour Côte-Sud (40), une démarche en faveur d’un numérique responsable

Problématique initiale

Culture de territoire

Les 23 communes du territoire ont choisi de transférer leur compétence en matière d’informatique à la CDC de Maremne Adour Côte-Sud. Sa démarche en faveur d’un numérique responsable a pu se développer grâce à une volonté à la fois politique - du président de la CDC de Maremne Adour Côte-Sud (Pierre Froustey) et de la vice-présidente en charge du numérique (Frédérique Charpenel) - et technique, portée par la direction générale des services (Guillaume Baudoin) et par la direction des services informatiques (DSI). 

“La CDC a intégré les objectifs de Néo Terra et est engagée depuis 2014 dans une démarche TEPOS (Territoires à énergie positive), ajoute Fabien Zaccari, directeur des systèmes d’informations. La protection de l’environnement est ancrée dans la culture de notre territoire”.

Pour acquérir des usages numériques responsables, la CDC a adopté une démarche “pragmatique et très opérationnelle” consistant à mettre en place des actions avant de définir une stratégie et une planification. “La stratégie s’est construite en faisant”, résume le directeur.

Solutions apportées

Formation des agents de la DSI

Début 2020, six agents de la DSI ont été formés aux enjeux de l’impact environnemental des outils numériques. Certifiée par l’Institut du numérique responsable, cette formation les a sensibilisés à l’intérêt d’agir, tout en les outillant sur un plan opérationnel. 

Couper le wifi, réparer, acheter reconditionné…

De multiples actions ont ensuite été mises en place dans les services de la collectivité et des communes afin de réduire l’impact environnemental de leurs usages numériques. Sur la gestion des impressions, les agents doivent désormais se déplacer devant le copieur pour relire et valider leur impression. Un changement de pratique motivé par le fait que, selon l’Ademe, 25 % des documents sont jetés cinq minutes après impression, souvent à cause d’une faute dans un courrier, une erreur de mise en page ou encore un oubli du document édité. Autres actions : les imprimantes/photocopieuses s’éteignent après un certain temps de non utilisation, les bornes wifi des services et des écoles s’éteignent automatiquement le soir et le weekend, la réparation des ordinateurs et des smartphones est privilégiée - plutôt que le changement pur et simple -, tout comme l’achat de matériel reconditionné. En ce qui concerne les équipements, le double écran n’est plus la règle, et les élus ont été incités à se mettre au BYOD (“Bring your own device”, c’est-à-dire “apportez votre équipement personnel de communication”). Les logiciels nécessaires à leur mission ont ainsi été installés sur leur tablette privée, leur permettant de se passer de la tablette fournie par la CDC.

Dans l’espace public, les panneaux d’information lumineux ont été supprimés “car nous sommes un territoire rural, étendu, et beaucoup d’habitants ne les voyaient pas”. À la place, les usagers ont été invités à installer sur leur smartphone une application les informant des événements liés au territoire. “Grâce à cela nous touchons une population bien plus importante”, assure le directeur des systèmes d’informations.

Formation de tous les agents et des habitants

L’équipe de l’Escale numérique - espace géré par la CDC et donnant accès gratuitement à internet, à des ordinateurs et à des formations - a conçu un module “Numérique responsable” de trois heures destiné à tous les agents et élus, mais aussi aux habitants. Il aborde les bonnes pratiques en matière d’achat et d’utilisation des outils. En outre, tous les autres modules proposés par l’Escale numérique, se concluent par une sensibilisation de 10 minutes aux enjeux du numérique responsable.

Premiers résultats

Allongement de la durée de vie des équipements

La nouvelle gestion des impressions a permis de réduire leur nombre de 20 %, et la durée de vie des moteurs des photocopieurs devrait être allongée d’un an à un an et demi. Privilégier la réparation plutôt que le remplacement permet également d’allonger la durée de vie des équipements.

Economies

Le déploiement de l’application remplaçant les panneaux lumineux coûte 80 000 € sur trois ans. Contre 700 000 € à 800 000 € pour le remplacement des panneaux. L’achat de matériel reconditionné, moins cher que du neuf, permet également de réaliser des économies, tout comme la réparation, la baisse du nombre d’impressions, l’extinction automatique des  imprimantes/photocopieuses et des bornes wifi, etc.. En outre, éteindre ces bornes limite le risque d’attaque informatique.

Montée en compétence

Grâce aux modules dispensés par l’Escale numérique, les agents, les élus et les habitants montent en compétences sur les questions de numérique responsable.

Evaluation de l’impact environnemental

En trois ans, la CDC a évalué deux fois l’impact de son système numérique. Accompagnée par l’association Green IT, elle a renseigné des indicateurs portant sur les émissions de gaz à effet de serre de son système, les tensions sur l’eau que celui-ci implique, et sur sa consommation énergétique et de matières premières. 

Bilan : “notre impact numérique est assez bas”, résume Fabien Zaccari.

Facteurs de réussite

• Une volonté partagée par les élus, la direction, les utilisateurs et les équipes techniques.
• Une démarche en cohérence avec les engagements du territoire (Néo Terra, Tepos), et dont l’utilité est claire.
   

Enseignements

• La démarche nécessite de la pédagogie auprès des équipes car il y a “des usages à combattre”. La politique de dotation, notamment, a donné l’habitude “d’aller au bout du confort”, même si cela n’est pas nécessaire. Le retour à un écran unique, par exemple, suscite encore des réticences chez certains agents.

• Certaines bonnes pratiques ne sont pas compatibles avec les dernières technologies. Les smartphones sont par exemple “trop vieux” (deux à quatre ans) pour utiliser une application permettant d’intercepter les appels reçus par les téléphones fixes des bureaux. Et grâce à quoi la CDC pourrait se séparer de ces téléphones.
   

Perspectives

La CDC est en train de rédiger une stratégie numérique incluant les enjeux du numérique responsable. Cette obligation s’imposera aux communes et aux EPCI à fiscalité propre de plus de 50 000 habitants à partir du 1er janvier 2025 (loi du 15 novembre visant à réduire l’empreinte environnementale du numérique en France). 

“Le numérique responsable est l’un des fils conducteurs de la stratégie numérique pour les cinq à dix prochaines années, indique Fabien Zaccari. L’objectif est de réduire le plus possible l’impact environnemental de nos usages numériques.” Des objectifs chiffrés vont être fixés.

Budget 

Transversale à tous les services et les projets de la CDC, la démarche ne dispose pas d’un budget propre. Les investissements ont été couverts par les économies induites.

Partenaires principaux

 L’association Green IT

Périmètre d’action de l’expérience et rayonnement

La CDC de Maremne Adour Côte-Sud

Calendrier

• Janvier 2020 : formation certifiée de six agents de la DSI
• 2021 : la CDC est récompensée par les Cas d’or du numérique et par les Interconnectés
• 2022 : la CDC reçoit le label Territoire numérique libre ; l’IntercoTOUR des Interconnectés choisit la CDC pour son étape néo-aquitaine

Personne ressource

Fabien Zaccari, directeur des systèmes d’informations de la CDC Maremne Adour Côte-Sud

fabien.zaccari@cc-macs.org