Le Département de Lot-et-Garonne impulse et facilite une filière de reconditionnement informatique solidaire

Problématique initiale

Un besoin de renouvellement de plusieurs grands parcs informatiques du territoire

En 2019, la CARSAT (Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé au Travail) interroge la Direction des Services Informatiques (DSI) du Département sur les solutions de reconditionnement en Lot-et-Garonne. Ils souhaitent renouveler leur parc informatique. La DSI n’a alors pas de solution durable et n’avait pas elle-même de traçabilité du matériel sorti du parc. Ils identifient alors ensemble un besoin local : une filière de reconditionnement ou de récupération du matériel informatique traçable et si possible vertueux. 

De plus, en 2020, le Département, à l’instar de nombreuses autres structures, se retrouve face au besoin urgent d’ordinateurs portables pour le télétravail des agents. Leur matériel était jusqu’alors en très grande majorité composé d’ordinateurs fixes, ne permettant pas le télétravail. Ceux-ci doivent donc tous être remplacés pour éviter un double équipement coûteux mais le Département n’a pas de solutions de don ou de recyclage permettant une traçabilité du matériel suffisante.

En parallèle, des familles dans le besoin pour le suivi de la scolarité des enfants en ligne

Dans un contexte de démocratisation du suivi scolaire numérique (pronote, éduconnect, etc), de nombreuses familles perdent contact avec l’école, notamment par manque d’équipement nécessaire au suivi et/ou par manque de compétences. Si le phénomène est exacerbé par les confinements successifs, il n’en reste pas moins un problème de fond. Une offre et une demande apparaissent alors. Les centres médico-sociaux et les collèges se tournent vers le Département avec le souhait de prêter leurs ordinateurs aux familles précaires ou non équipées (télétravail, scolarité en ligne, etc.). Le Département refuse cette option car ces ordinateurs sont connectés à son réseau interne, mettant en péril la protection de leurs données. Toutefois, la problématique étant identifiée, la Direction des Systèmes Informatiques du Département se met à la recherche d’une solution solidaire externe.

Pour y répondre, l’association Transnumeric en quête d’accompagnement au lancement d’une filière de reconditionnement numérique

Un projet se dessine lorsque le service ESS du Département de Lot-et-Garonne lance en 2021 un appel à projets sur la collaboration innovante dans le secteur du développement durable. Une structure, l’association Transnuméric les contacte, car ils souhaitent y répondre en se lançant dans le reconditionnement informatique via une structure d’insertion. Le projet est dans l’oeuf : Ils n’ont ni les fonds, ni le lieu, ni les partenaires, ni les ressources humaines pour lancer le projet. L’accompagnement du Département leur parait idéal voire nécessaire pour ce lancement.

Solutions apportées

Le Département impulse et accompagne Transnuméric pour la création de la filière

Le projet associatif n’est alors qu’à l’état d’idée lorsque le Département prend contact avec Transnuméric pour leur proposer un accompagnement dans la structuration de cette offre. Dans la foulée, le Département conventionne avec l’association le don de 1000 ordinateurs qu’ils souhaitent faire sortir du parc informatique du Département et des collèges pour reconditionnement. Ce don sera réduit les prochaines années suivant l’état du parc  du Département.

En parallèle, l’association est accompagnée par la Direction du développement social pour l’obtention du label chantier d’insertion (en ACI) en 2021. Celui-ci permet un modèle économique plus pérenne en termes de financements et plus durable en termes d’impact social. Les débouchés dans l'informatique étant rares dans les ACI, il y a alors un filon intéressant à saisir. Ainsi, c’est l’obtention du label fin 2021 qui lance officiellement le projet. 

La mise en place d'un  process complet de reconditionnement solidaire

Avec l’aide du Département, l’association Transnuméric trouve des locaux à Marmande suffisamment spacieux pour accueillir les ateliers et le stockage. L’association met alors en place un processus complet de reconditionnement. Le processus se réalise en plusieurs étapes : 

1 - Récupération du matériel sur les différents sites conventionnés (services du Département, collèges, sites des partenaires).

2 - Stockage dans leur locaux à Marmande et identification du matériel par un code spécifique, en supplément de son numéro de série. 

3 - Blanchiment des données avec le logiciel Blancco.

4 - Réparations ou améliorations si besoin.

5 - Si le reconditionnement n’est pas possible, l’association est en partenariat avec ecosystem® qui vient gratuitement récupérer le matériel irréparable.

6 - Réassemblage du matériel pour obtenir des ordinateurs fonctionnels, 

7 - Sorti du processus, l’ordinateur est prêt à l’emploi.

À la sortie du processus, plusieurs formules : 

• Le don destiné aux publics en grande précarité.

• Le prêt à “taux 0%” ou le prêt simple.

• La vente à des tarifs très abordables, symboliques. 

Leurs bénéficiaires sont repérés et envoyés par des structures publiques : centres sociaux, mairies, écoles et collèges, etc.

La particularité de cette filière : avoir choisi une structure d’”Ateliers et Chantiers d’Insertion” (ACI) pour le reconditionnement

Alors que la plupart des chantiers d’insertions opèrent dans le milieu du BTP ou du ménage, celle-ci expérimente l'informatique. Chapeauté par un encadrant technique et soutenu par un conseiller numérique à mi-temps (1,5 ETP), le reconditionnement se réalise grâce à deux personnes en contrat d’insertion. L’un deux se dirige cette année vers une formation en informatique à la fin de ce contrat et marque la première sortie positive de l’association.

Un service local et vertueux qui séduit les institutions lot-et-garonnaises

Grâce au lien du Département avec les grandes institutions du territoire dans le cadre de la stratégie d’inclusion numérique, une mise en lien a rapidement été initiée. De nombreuses structures ont été attirées par l’aspect local vertueux, innovant et solidaire du projet. On citera la CAF, la Chambre des Métiers et de l’Artisanat, La Poste, la CARSAT, la CPAM, Val-de-Garonne Agglo, l’Urssaf, etc.

Les conventions sont ponctuelles ou pluriannuelles, parfois dirigées vers les publics cibles de ces structures sociales. Par ailleurs, ces structures ont souvent des ordinateurs portables ou du matériel plus récent et performant que le matériel du département, améliorant l’offre de l’association.

Pour aller plus loin, une expérimentation territoriale de formation et d'accompagnement numérique en collaboration avec sept collèges

Pour compléter ce cercle vertueux et durable, il manquait l’un des grands volets de la stratégie d'inclusion numérique du Département : la formation et l’accompagnement au numérique. C’est grâce à deux conseillers numériques (1,5 ETP) qu’une expérimentation territoriale d’inclusion numérique est possible, au sein de 7 collèges du département. 

Afin d’équiper et d’accompagner les familles en situation d’exclusion numérique, les conseillers principaux d’éducation (CPE) étaient chargés de détecter, lors de la remise des identifiants Pronote en début d’année, les familles n’activant pas cet espace. Le CPE leur propose alors de rentrer dans ce dispositif du Fonds d’aide à l’Équipement informatique du Département. 

Il s’agit du don d’un ordinateur par famille en échange de l’inscription et de la participation de celle-ci dans un parcours de formation opéré par Transnuméric et financé avec le pass numérique. Ce parcours est composé d’un tronc commun des bases de l’informatique en deux séances, d’une séance-conseil en connexion internet, ainsi que de quelques séances d’acculturation sur les outils du collège : pronote, éduconnect, etc. 

Cela permet de garder contact avec les familles qui ont tendance à être en rupture totale avec les scolarités, car ce suivi se fait principalement en ligne. À la fin du parcours, les élus, les principaux des collèges et les familles célèbrent leur fin de parcours par la remise d’un diplôme et de leur ordinateur (un par famille), lors d’un moment convivial. 

Premiers résultats

Sur le reconditionnement et l’insertion :

• 1000 Ordinateurs du Département entrés dans le processus chaque année depuis 2022 et d’autres grands partenaires institutionnels souhaitent utiliser cette solution en 2024/2025
• Un premier salarié en insertion finit son contrat et se dirige vers une formation en informatique
• L’AMI de l’ANCT “Outiller la médiation numérique”remporté en 2022, permettant une visibilité et donc plusieurs nouvelles conventions avec l’association (environ 50 000)
• Entre 5 et 20 familles sensibilisées par collège.
• 7 collèges font partie du dispositif du fonds d’aide, et 8 autres attendent de pouvoir se lancer (la société Aptic étant en liquidation judiciaire, il faut trouver un nouvel opérateur de Pass numérique)

Facteurs de réussite

• Une collectivité publique, ici le Département Lot-et-Garonne (47), impulse et crédibilise l’association, lui permettant donc d’obtenir plus facilement de nouveaux partenariats. La première démarche de reconditionnement et de don des ordinateurs du Département a notamment permis de tester et de valider le concept économique de Transnuméric, à petite échelle. 
• Un accompagnement sur le temps long et régulier : le Département 47 joue le rôle de tiers facilitateur et d’accompagnement qui se matérialise, notamment, par une réunion tous les mois.
• Une diversification des fonds et autonomisation progressive de l’association vis-à-vis du Département
• Une nouvelle offre commerciale : Transnuméric souhaite équiper les entreprises en matériel informatique abordable. Cette offre apparait en réponse à l’AMI Structure de reconditionnement de l’ANCT. L’association a équipé plusieurs structures en 2022-2023, ce qui leur a permis de toucher près de  40 000 à 50 000 euros.

Pour le dispositif de formation du fonds d’aide à l’équipement numérique : 

• le pass numérique @Aptic a permis de financer l’expérimentation sur plusieurs collèges.
• L’ordinateur est donné en dernière séance, ce qui permet de garder le lien avec la famille et de valider leurs compétences. Avant cela, certaines familles ne revenaient plus après.

Enseignements

• Le design du processus de reconditionnement a été long à trouver : un local adapté, un logiciel de blanchiment correspondant au cahier des charges de structures manipulant des données sensibles, etc.
• La gestion des ressources humaines est un réel sujet à prendre en compte dans les ACI. Ce type de structure nécessite de réelles compétences de management, car les publics ciblés par l’insertion sont très éloignés du monde du travail.
• L’indépendance de l’association sur ces financements prend du temps. Le Département les accompagne dans ce sens.

Obstacles

• Trouver un local accessible et adapté
• Trouver un logiciel de blanchiment des données qui correspondent aux cahiers des charges de grosses structures détenant des informations sensibles. Le logiciel choisi est “blancco”
• Le grand défi reste celui des financements. Le reconditionnement en tant que tel n’est pas solvable actuellement.
• Aujourd’hui, les pass numériques du Département sont écoulés : tout est en pause le temps de trouver des financements sur cet axe.

Perspectives

• Recrutement d’un directeur ou d’un chargé de mission 
• Équilibre financier à trouver.
• Couvrir plus de collèges avec un nouvel équivalent au pass numérique.
• Agrandir le dispositif d’équipement et de formation avec des partenaires notables du social et leurs publics (ex : la CARSAT et les jeunes retraités, etc.).

Périmètre d’action de l’expérience et rayonnement

Lot-et-Garonne

Calendrier 

2020 - Études besoins/offres sur le territoire

Fin 2021 - Création de la structure d’insertion ACI, lancement du projet 2022 : Premiers dons de 1000 ordinateurs grâce à la convention pluriannuelle du département.

2023 -  Conventionnement avec d’autres structures, lancement du dispositif d’accompagnement avec les collèges.

Partenaires principaux

• Association Transnuméric, 
• Collèges publics du Lot-et-Garonne,
• CARSAT, La Poste, CPAM,etc.

Budget

• La majeure partie du budget est liée à la nature même de structure ACI (ASP - Agence des Services et des Paiements - 20 441 € par poste en insertion occupé temps plein)
• Une partie provient du Fonds d’aide à l’équipement numérique du plan de lutte contre la pauvreté du Département et des Pass numérique.
• L’association répond à des appels à projets autant que possible, les montants varient d’une année à l’autre.
• Une partie provient de l’équipement en matériel informatique des grandes structures et institutions du territoire. 
• Pistes en cours (2024-2025) : Pacte de solidarité local, FNE, fonds départemental d’inclusion numérique, etc.

Contact 

Farah Bireau 

Chargée de mission numérique

Farah.bireau@lotetgaronne.fr